秘書代行

SNSの更新

InstagramやLINEなど、SNSアカウントの更新を代行。定期的に更新することでフォロワーとの関係構築に尽力。

SNS投稿画像の作成

SNSの更新に際し、投稿画像の作成が必要な場合はCanvaを使用して作成。投稿内容に合わせた画像や、企業イメージに合った画像を作成。

役所関係の手続き代行

必要な申請書類の準備や提出を代行。書類のチェックや不備があった場合のフォローアップなど、手続き完了まで細かく対応可能。

各種書類の作成

ビジネス関連の手続きに必要な書類を作成。契約書、報告書、提案書など、内容に応じた適切な文書を作成し、関係各所に提出。

郵送物の受け取り・仕分け

受け取った郵便物を整理し、内容を確認して分類。重要な書類や緊急の通知ができるよう、適切な仕分けを行い、迅速に伝達。

請求書・発注書の作成

取引先への請求や発注に必要な書類を準備し、先方へメール等にて送付。

請求書の支払い対応

請求書に基づく支払業務を担当。オンライン決済だけではなく、ご要望に合わせてオフライン決済も対応可能。

ECサイトの出品作業補助

商品情報の入力、価格設定、在庫管理など、出品に付随する作業を効率的に進め、オンライン販売のサポートを行う。

クライアントとの業務連絡

ビジネスに関するクライアントとのやり取りを代行し、円滑なコミュニケーションを確保。電話やメール、チャットツールを駆使し、必要な情報を迅速に伝達。

勤怠管理および給与計算関連

スタッフの勤怠データをオンラインシステムで管理し、正確な給与計算を実施。出勤・退勤時刻、休暇取得状況を定期的に確認し、勤怠不備がないかをチェック。給与計算、手当の付与から給与明細のアップロード等も担当。

請求書および支払通知書の発行

会計システムを使用して請求書や支払通知書を作成し、タイムリーに顧客へ送付。文書管理の効率化を図り、適切な請求管理を実現。

マニュアルの整備と更新

業務の進捗に応じてマニュアルを見直し、必要な情報をアップデート。新しいプロセスや変更点をチームメンバーに共有し、業務の標準化を実施。

メール・チャット対応

お客様や受講生からの問い合わせに対し、迅速かつ丁寧に対応。一般的な質問から例外的なリクエストまで幅広くカバーし、必要な情報を伝達。

タスク管理

代表のタスクを管理し、期日が近づいているものはリマインドを実施。代表のタスク処理漏れを防ぐことで、適切な進捗を保つことができ、受講生の満足度が向上。

【具体的に】
受講生が提出した課題を1週間以内に添削して返却するが、個別対応をしているため受講生によって期日が異なる。期日内に返却するために、日次で対象者をお伝えし、漏れのない状態を確立。

スケジュール調整

日々のスケジュールを管理し、会議やイベントの調整を行う。経営者に代わって関係者との連絡を密に取り、円滑な業務運営をサポート。

業務報告

定期的にオンラインで業務の進捗を報告し、問題点や改善提案を適切に共有。進行中のプロジェクトについてのフィードバックを受け付け、業務プロセスの見直しを実施。

データ整理・ファイリング

業務に関連するデータをオンラインストレージで整理し、必要な契約書や各種書類を適切にファイリング。情報の検索性を高め、迅速な対応を実現。