業務の効率化やコスト削減を目的に、オンライン事務代行サービスを導入する企業が増えています。しかし、数多くのサービスが存在する中で、どこを選べばよいか迷うことも。特に「うたい文句」に惑わされると、期待していたサービスと違った…ということになりかねません。
この記事では、事務代行を選ぶ際に注意すべきポイントを6つにまとめました。失敗しないために、ぜひチェックしてみてください！
1. 「業務すべて対応可能！」といううたい文句には要注意！
📌 すべての業務が本当に対応できるわけではない？
「どんな業務にも対応します！」というキャッチフレーズは魅力的に聞こえますが、実際には対応できる範囲が限られていることがほとんどです。例えば、専門知識を要する 経理・法務・マーケティング業務 などは「対応外」や「オプション扱い」になる場合があります。また、「すべて」と言いながら、細かい業務の線引きが不明確で、追加料金が発生するケースもあるため注意が必要です。
✅ チェックポイント
- どの業務まで対応できるのか、具体的な範囲を確認する
- 必要な業務が含まれているかどうか、契約前に細かく相談する
2. 「低価格で高品質なサービス！」の裏側を見抜こう
📌 価格が安すぎる場合は要注意
「業界最安値！」や「低価格で高品質！」というフレーズに惹かれがちですが、価格が極端に安い場合、業務の質や対応スピードに影響する ことが多いです。例えば、格安プランでは 経験の浅いスタッフが担当 することがあったり、業務量に制限 があったりします。また、基本料金が安くても、必要な業務ごとに追加料金がかかり、結果的に想定以上のコストになるケースも。
✅ チェックポイント
- 料金体系の詳細（追加料金が発生する条件など）を確認する
- 担当者のスキルや経験について事前に問い合わせる
3. 「専属の担当者がつきます！」の落とし穴
📌 本当に専属？実は掛け持ちされていることも
「専属の担当者がつくから安心！」というサービスも増えていますが、実際には 1人の担当者が複数の案件を掛け持ちしている ことがよくあります。そのため、対応が後回しにされたり、希望する時間に業務を進めてもらえない可能性も。
✅ チェックポイント
- 担当者の稼働時間（1日何時間対応してくれるのか）を確認する
- 複数のクライアントを掛け持ちしているのか事前に聞いておく
4. 「即対応します！」の実態とは？
📌 即対応＝24時間対応ではない
「即対応」と聞くと、いつでもすぐに作業に取り掛かってくれる印象を持ちますが、対応時間が限定されている 場合がほとんどです。例えば「平日9時～18時のみ対応」など、営業時間外は対応してもらえないことも。さらに、返信は早くても、実際の業務完了には時間がかかる ケースもあります。
✅ チェックポイント
- 即対応の具体的な時間範囲を確認する（24時間対応なのか、営業時間が決まっているのか）
- 緊急時の対応ルールについて確認しておく
5. 「経験豊富なスタッフが対応！」の信憑性
📌 実際の担当者は新人かもしれない？
「経験豊富なスタッフがサポート！」と書かれていても、実際には 新人が担当 することがあります。特に大手の事務代行サービスでは、問い合わせ対応はベテランが行い、実作業は未経験スタッフ というケースも少なくありません。
✅ チェックポイント
- 担当者の経験年数やスキルを事前に確認する
- 過去の実績やクライアントの声をチェックする
6. 「無料お試し」には裏がある？
📌 本契約に誘導される仕組みかも
「まずは無料で試せます！」というサービスは魅力的ですが、無料期間後に 自動で本契約に移行する 仕組みだったり、無料プランではほとんどの業務が利用できない こともあります。また、「無料お試しの後に継続しないと、データを受け取れない」などの制約があるケースもあるため、事前に注意が必要です。
✅ チェックポイント
- 無料期間終了後の契約条件を確認する
- 無料プランでどこまで利用できるのか事前に聞いておく
まとめ「うたい文句」に惑わされず、事前にしっかり確認を！
オンライン事務代行サービスを選ぶ際は、魅力的なキャッチフレーズだけで判断せず、実際の業務内容や契約条件をしっかり確認することが大切 です。特に、「業務すべて対応」「即対応」「低価格で高品質」などのフレーズには注意し、細かい条件を把握しておきましょう。
事務代行は、適切に選べば業務の負担を大きく減らせる便利なサービスです。自社に合った信頼できるパートナーを見つけるために、ぜひ今回の注意点を活用してください！
