合同会社AuroraNce
代表の西脇あゆみです。
合同会社AuroraNceでは
バックオフィス業務全般の事務代行や
リモート環境整備、オンライン化の推進サポートを行っております。
「オンライン事務代行で何ができるの？」
「費用はいくらくらいかかるの？」など
何か分かりづらい！と思われている方も
たくさんいらっしゃるのではないでしょうか？
本日は
【中小企業のコスト削減をサポート】煩雑な事務作業はプロに任せて工数削減！
という内容で
オンライン事務代行を活用するメリット・デメリットのほか、
たくさんある代行業者の中からどこにお願いするのか？
の決め方についてもご紹介しますので最後まで読んでくださいね！
オンライン事務代行とは？
オンライン事務代行とは、
社員が対応している事務業務を、
・工数削減のため
・必要な人的リソースを確保するため に
事務業務を外注し、
代わりに請け負ってもらうサービスのことです。
▼詳しくは前回の記事でご紹介しています▼
https://aurorance.biz/representative_blog/what-is-an-online-administrative-outsourcing-service/
オンライン事務代行が対応可能な業務は多岐に渡ります。
例えば、以下のような業務が挙げられます。
| カテゴリー | 具体的な業務内容 |
|---|---|
| 経理業務 | ・請求書作成 ・入金確認 ・日常の仕訳、記帳 |
| 電話対応 | ・代表電話などの代理応答 ・簡単な商品説明などのテレアポ |
| データ入力 | ・顧客リストの作成 ・各種データの入力・集計・整理 |
| 秘書、一般事務 | ・スケジュール管理（会議の調整、カレンダー更新） ・資料作成（プレゼン資料、営業資料） ・メールの代理返信 ・タスク漏れのリマインド ・議事録作成（会議同席）など |
| SNS関連 | ・SNS記事の更新 ・インプレッションなどの数値まとめ ・簡単な投稿画像作成など |
| カスタマーサポート | ・お客様からの問い合わせ対応 ・予約受付 ・クレーム対応など |
| 営業事務 | ・営業先リストの作成 ・見積書、請求書、契約書の作成 |
オンライン事務代行を利用する5つのメリット
1. コスト削減（人件費削減）
一般的な事務職の正社員雇用にかかる
年間コスト（給与、保険などを含む）は約500万円ですが、
オンライン事務代行を活用すれば、
おおよそ半分のコストで対応可能です。
2. アシスタントの専門性
事務作業の効率の良さやスピード（対応可能な業務量）は属人化してしまうため
社員を雇った場合、その人次第になってしまいます。
対してオンライン事務代行のアシスタントは
・経験が豊富
・一定以上のスキルを持ち合わせている ため
スピードが早くてかつ業務のクオリティも高いと、
費用対効果は抜群です。
たとえば経理経験者であれば、経験を活かして
請求書の作成や記帳代行などを担当することができ
迅速で正確なサービスを提供することができます。
3. 業務効率化
毎日のルーティン業務となっている
電話対応やデータ入力、会議のリマインド通知などを
オンラインアシスタントに頼むことで
1日たった2時間程度の業務でも
週10時間の工数削減につながります。
この時間を、経営活動や営業活動に使うことで
本来やらなくてはならない仕事に専念できる時間が生まれます。
4. 柔軟な契約形態
社員のように雇用契約ではないため
「忙しい月末だけ記帳代行を依頼する」
「営業活動が集中する時期に資料作成を依頼する」など、
必要なときだけ使える柔軟性もメリットです。
弊社の場合は
時間制プランだけではなく
従量課金制プランもありますので
無駄なコストをかけず、必要な分だけ利用することができます。
5. リモート対応で全国どこからでも利用可能
私たちの仕事はオンラインで完結しますので
たとえば地方の中小企業でも
都市部のプロフェッショナルなアシスタントと直接連携可能となり
より自社に適した、レベルの高い人材と巡り合うことが可能です。
オンライン事務代行の活用事例
・経理業務を効率化して工数削減
A社は、日常の経理業務は業務量は多くなく、
月末月初を中心に約10時間ほどかかっていました。
オンラインでも完結することが分かり、
この約10時間分の業務に対して
オンライン事務代行を導入して、全て外注化。
これにより、比較的リーズナブルな費用で
忙しい月末月初に社員の業務量を大幅に減らし、
他の業務に集中できる環境を整えることができました。
・カスタマーサポートの業務負荷軽減
B社では、オンラインでセミナーを運営していますが
社員がカスタマーサポートを担当しており、業務負荷が重くのしかかっていました。
業務はすべてオンラインで完結する状態が
すでに出来上がっていたため
オンラインアシスタントにカスタマーサポート業務の一次対応を依頼。
社員が対応しなくてはならないものは
・緊急性の高いもの
・クレームにつながりかねないもの
・特例対応
など、一部のイレギュラーのみになり
業務負荷を大きく減らすことを実現しました。
オンライン事務代行を利用するコストと
生み出すことのできた効果を比較すると
費用対効果がとても高く
非常に満足のできる結果となったため
今でも継続してお願いしています。
オンライン事務代行のデメリット３つ
オンライン事務代行を利用するメリットはたくさんありますが
デメリットもあるのが事実です。
例えば、以下の内容があげられます。
コミュニケーションの課題
完全オンラインで対応するため
リアルタイムで即レスを求められる方には
「本当に対応できるの？」と不安を感じる方もおられるかもしれません。
私の実感として、特に、
カスタマーサポート業務を依頼される際は
お客様への印象に直結するため
即レスを求められることが多いなという印象です。
弊社の場合は、
専属のアシスタントを決めて、かつチームで対応しますので
求められるスピードにも、柔軟に対応いたします。
必要に応じてオンラインMTG、お電話、チャット等
様々な手段を駆使してスムーズな連携を実現します。
セキュリティ
セキュリティ対策を怠っている会社は
ほぼないと思いますが
扱う情報の気密性が高く
個人情報はもちろん業務上の機密事項に触れる機会も多いため
NDAの締結は必須と考えています。
弊社は、セキュリティ対策ソフトの導入や
データをクラウド上に保管しない、など
セキュリティ強化に取り組んでいます。
近い将来、ISO/IEC 27001
こちらの認証取得も目指していきます！
業務の選定
オンラインアシスタントに任せられる業務は
たくさんあるが故に
「何をお任せしたらいいのか分からない」
「洗い出すのが面倒・・」
こんなお声も聞きますので
オンラインで対応可能な業務とそうでない業務を明確にし、
どの業務をお任せいただいたら
工数削減につながるのか？
日常業務に追われていた時間を経営に使えるか？
最適なプランをご提案します。
利用を検討する際のポイント
柔軟性
主に稼働時間に関するものが該当するかと思いますが
自社の希望に合わせて柔軟に対応してくれるかは
とても重要なポイントになります。
・稼働時間は現実的か？・深夜や早朝、土日祝などの稼働
・オフライン対応
・電話対応（意外とNGな場合ありますので要注意！）
費用
相場と比較して、大きく乖離していないか？
安すぎても高すぎても求められるサービスが十分に受けられない可能性があります。
オンライン事務代行の相場は2,000円／時～となっているところが多く
短時間利用になるにつれて
3,000／時～4,000円／時になる業者もあります。
専門的な知識が必要な業務であれば
もっと高い場合もありますが
提供されるサービスと費用のバランスについても確認することをおすすめします。
サービスの質
オンラインアシスタントは経験が豊富で、ベテランな場合が多いため
提供されるサービスの質については問題ないことが多いかと思いますが・・・
ポイントは、時間をかけずに求めているクオリティの成果物が提供されるか？がポイントです。
ここだけの話、、、
請け負ったお仕事をクラウドソーシングサイト等を利用して横流しし（再委託ですね）
業務レベルが未確認のアシスタントが対応しているなんて案件もちょこちょこ目に入ってきます。
再委託についても
業務委託契約書上では禁止している企業も多いので
違反していないか？の確認もすると、なお安心して仕事を任せられますね！
合同会社AuroraNceでは、
専属アシスタントがつきますので
細かいニーズまでくみ取れるように丁寧なサービスを提供しています。
また、チームで対応しますので
専属アシスタントが対応できない場合もお待たせすることなく、業務を進めて参ります。
興味を持っていただいた方は
以下のリンクから、詳しい内容をご覧いただけます！
▼サービス概要はこちら
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次回の更新もお楽しみに＾＾
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